Quels systèmes de classement pour s’organiser ?

Introduction : pourquoi parler de systèmes de classement ?

On se raconte facilement qu’on est « désorganisée », que maîtriser des systèmes de classement n’y changera rien.

Ça commence pendant l’enfance, quand on se heurte aux limites des autres.

On laisse les jouets dehors, parce que leur place, c’est sur le tapis de jeu, pas sur les étagères.

On ne sait pas comment trier ses livres.

Pourtant, dans la plupart des cas, les institutrices nous ont déjà appris à ranger nos casiers, à structurer nos idées sur le papier (les titres en rouge, les sous-titres en vert, l’intercalaire au bon endroit… vous vous en souvenez certainement).

Puis, pour certaines femmes, la charge mentale s’installe, ou bien des troubles qui rendent la prise de décision, la motricité ou la perception du temps difficiles.

Ne culpabilisez pas.

Dans cet article, je vais vous présenter plusieurs systèmes stables pour organiser vos espaces physiques ou digitaux.

Nous verrons d’abord des méthodes qui font de la place pour évacuer le trop-plein épuisant. Ensuite, nous passerons à des systèmes de classement à proprement parler.

Les objectifs ?

• Retrouver et étiqueter ce que vous possédez,
• éviter l’accumulation
• et dégager du temps pour les choses qui comptent vraiment.

Selon ma propre expérience, le problème n’est pas l’absence de volonté, mais l’absence d’un système suffisamment clair et stable pour nos espaces physiques et digitaux.

Pourquoi parler d’organisation sur ce blog ?

Vous vous demandez probablement ce que fait cet article sur l’organisation dans le blog d’une traductrice spécialisée dans les domaines culturels et littéraires.

Dans mon article Mon expérience avec la neurodivergence, j’explique que depuis l’enfance, je me sens écrasée par le poids de ma charge mentale, je souffre de problèmes de sommeil et j’ai beaucoup de mal à équilibrer ma vie privée et mes études / mon travail.

En 2020, j’ai profité d’un développement des contenus de développement personnel en ligne pour effectuer un gigantesque travail sur moi-même. En parallèle, j’ai décroché une certification de coach en PNL (programmation neurolinguistique), j’ai découvert la méthode KonMari et j’ai rejoint Notion Mastery, le cours de Marie Poulin pour apprendre à créer des espaces Notion inspirés des concepts de la permaculture.

Depuis, j’ai décroché mes 4 badges Notion (Bases, Flux de travail, Connaissances avancées, Agents & IA) et j’ai étudié et implémenté d’autres systèmes de classement et d’organisation, jusqu’à développer le mien.

Je vous en parle dans la version anglaise de ce site.

Les espaces les plus difficiles à gérer

Pour moi, les espaces qui coincent le plus sont ceux qui se réactualisent sans cesse.

Par exemple :

• la cuisine (en désordre trois fois par jour)
• le dossier Téléchargements ou Captures d’écran
• la boîte mail
• l’inbox dans Notion (c’est-à-dire la base de capture dans laquelle s’accumulent des notes et idées, peu importe comment elle s’appelle)

→ Ce sont des endroits qu’on remplit et qu’on vide en continu. Pour éviter l’accumulation, on a donc besoin d’un geste quotidien de traitement qui devient si automatique qu’il n’est pas entravé par la paralysie décisionnelle (syndrome dont je souffre ; je ne suis certainement pas la seule).

Les marques d’un système clair :

• Vous savez immédiatement dans quelle catégorie placer votre élément
• Vous savez où cette catégorie se situe dans votre fil rouge (dans mon cas, une pyramide inspirée par la pyramide des besoins de Maslow)

Une fois la logique interne de votre système intégrée, vous trierez plus vite et ressentirez moins de stress.

Alors oui, ça prend du temps, mais c’est une véritable libération après.

Oubliez votre culpabilité par rapport au rangement

J’ai toujours eu un rapport très traumatique au rangement et à la place que j’occupe dans le monde.

Je me souviens d’une situation très embarrassante. En sixième, notre prof principale avait récupéré nos classeurs pour noter notre organisation. Elle avait eu la mauvaise surprise de découvrir des cours appartenant à d’autres matières en vrac derrière le dernier intercalaire.

Rien de bien grave. En sixième, j’avais huit ans et demi. C’est normal de ne pas tout maîtriser, mais aussi de vouloir alléger son cartable en ne prenant qu’un classeur.

Pourtant, elle m’avait grondée et m’avait dit de mieux m’organiser sous peine d’avoir un zéro. Gros défi, quand vous savez que je me laissais facilement dépasser par les tâches les plus simples.

Prise à partie devant toute la classe, j’ai ressenti de la honte et cette impression de saleté parfois déclenchée par le mot désorganisée.

Au fil des années, j’ai fait ce que font beaucoup de personnes : j’ai intégré la critique et j’ai testé des astuces concrètes (feuilles de couleur différentes pour identifier les matières, repères visuels, rangement plus évident).

Mais je souffrais toujours de certains traumatismes et j’avais du mal à me débarrasser d’objets, vêtements, magazines obsolètes. C’est probablement de famille, puisque l’intérieur des placards de la maison familiale évoquait des tendances à l’accumulation compulsive. Anecdote bizarre : vu qu’on attire ce qu’on connaît et dont on ne s’est pas encore débarrassé, j’ai habité à deux reprises chez des personnes qui accumulaient compulsivement quand je louais une chambre ou un studio chez l’habitant.

Depuis que j’ai réfléchi à cette expérience, je me sens mieux. J’ai adopté des routines du type bilans ou resets (quotidiens, hebdomadaires, mensuels), et un système de classement de ma vie digitale qui s’apparente au système Johnny Decimal et à la classification Dewey qui régit la plupart des bibliothèques.

Mais d’abord, il faut faire de la place.

Avant de classer : faire de la place (minimalisme & tri)

Philosophie minimaliste

Très en vogue dans les années 2010, sans doute en réaction à la surconsommation, le minimalisme n’est pas un système de classification, mais un exercice préalable pour se débarrasser d’objets qui nous encombrent et nous pèsent.

Une fois notre espace déblayé du superflu, trier devient plus facile.

C’est également une philosophie qui demande de se pencher sur tous les aspects de sa vie et de définir des flux de travail. Pour chaque élément que vous gardez, demandez-vous : en ai-je besoin, pour faire quoi et à quelle fréquence ?

Mon minimalisme à moi ne découle pas d’une esthétique : je veux réduire l’entretien (surtout quand il faut déplacer des meubles pour nettoyer).

Prendre des notes est également important : si je capture une idée de film à voir, je programme le visionnage dans mon calendrier. En bref, je ne me surcharge pas de décisions et je réduis le scrolling.

Entre 19 et 29 ans, j’ai déménagé plusieurs fois dans une nouvelle ville ou un nouveau pays, parfois sans prendre grand-chose. Cette liberté qu’on retrouve également quand on se pose dans une chambre d’hôtel ravive mon pouvoir de création.

Je ne vous encourage pas à vous débarrasser de tout ou à faire une retraite, mais dans son livre Construire un second cerveau, Tiago Forte propose une approche radicale du tri de vos fichiers : placez tout dans Archives et ne ressortez dans Projets, Areas et Ressources que ce qui compte vraiment pour vous, maintenant.

Le vide initial relance l’action.

KonMari

Je pourrais passer des heures à parler de la méthode KonMari, particulièrement de la bande dessinée inspirée du livre de Marie Kondô, car elle permet de mieux visualiser l’importance de cet exercice qui prend idéalement plusieurs semaines.

Pourquoi parler de la méthode KonMari dans un article sur les systèmes de classement ?

Simplement parce qu’elle exige de classer toutes ses possessions selon 5 catégories :

• vêtements
• livres
• papiers
• komono (objets divers)
• souvenirs et objets sentimentaux.

Pour vous renseigner, vous pouvez bloquer du temps pour regarder au moins un épisode des deux séries disponibles sur Netflix : L’art du rangement avec Marie Kondô (2019), où elle aide des familles à désencombrer leur maison, et L’Étincelle du bonheur avec Marie Kondô (2021), centrée sur l’organisation professionnelle.

Les profils des participants sont variés : une veuve, un couple de retraités, un couple gay qui veut paraître plus adulte aux yeux de sa famille, de futurs parents désirant faire de la place pour le bébé…

Voir la réaction de véritables personnes face au tri est vraiment touchant.

Un fait qui interpelle : chaque personne bute sur des catégories différentes. Par exemple, pour le couple gay, l’un d’eux a facilement dit au revoir à ses vêtements inutiles, mais a eu bien plus de mal avec les livres. L’autre a plutôt eu du mal avec les papiers, qui comprenaient des notes prises à la main durant ses études, véritables trésors pour un écrivain.

Ce qui m’intéresse dans la méthode KonMari, c’est l’exercice de visualisation effectué au préalable.

Or, il peut être difficile à réaliser quand on souffre de paralysie décisionnelle ou qu’on a du mal à se projeter au-delà des piles d’objets.

Pour moi, la vie idéale version KonMari se reconnaît à des gestes simples qui deviennent des habitudes :

• vider son sac chaque soir
• gérer ses placards avec une technique de pliage et d’accrochage des vêtements
• effectuer un tri lucide et total de tous ses livres et tous ses papiers.

Ce qui m’a le plus bloquée quand j’ai lancé le tri par catégorie, ce sont les piles de notes, les livres jamais lus et les listes de films que je n’aurais jamais le temps de consommer. Avant, je croulais sous le poids des choses à traiter, au point de m’éparpiller… ou de rester bloquée.

Si vous voulez prolonger la réflexion sur le rangement, je vous propose la lecture de ces deux ouvrages :

• La vie en ordre de Margareta Magnusson
• Le Grand Débarras : ou l’art de faire le vide de Nagisa Tatsumi

Systèmes de classement : deux approches (Johnny Decimal & PARA)

Voyons à présent deux systèmes de classement qui fonctionnent parfaitement pour votre vie numérique.

Johnny Decimal

J’ai travaillé dans des bibliothèques à de multiples reprises : en tant que monitrice durant mes études, pour aider à monter un projet quand j’étais assistante de français à Glasgow, puis pendant mon service de volontariat international à Dale i Sunnfjord, en Norvège.

Autant dire qu’il fut un temps où la classification Dewey n’avait plus aucun secret pour moi.

Pendant mon séjour à Dale, j’ai également travaillé au sein du centre d’art NKD sur un projet de catalogage des objets contenus dans la maison attenante. J’avais développé pour ce projet mon propre système de classement. Ce goût de l’inventaire et de la mise en valeur des objets, je le raconte aussi dans mon article La collection Burrell m’a enseigné la muséographie.

Le JD est un système très important pour moi, car il m’a inspirée pour la création de mon propre système, dont je vous parle sur la version anglaise de ce site. J’y ai intégré la pyramide de Maslow. Je repère donc facilement où se classent mes fichiers digitaux par ordre d’importance dans ma réalisation personnelle et professionnelle.

Créé par Johnny Noble, le système Johnny Decimal est une méthode de classification numérique inspirée de systèmes bibliothéconomiques de type Dewey.

L’idée : donner une identité claire à chaque élément (ressource, projet, dossier, fichier) via une nomenclature stable.

Le cœur du Johnny Decimal tient en une phrase : construire une arborescence volontairement limitée (par paliers de 10), puis numéroter chaque zone pour retrouver vite, partout.

Principe (grâce à la métaphore des bibliothèques Billy, Scandinavie oblige)

En gros, imaginez que vous partiez à IKEA acheter 10 bibliothèques Billy. Aucune obligation de toutes les utiliser.

Alignez-les et attribuez à chacune un domaine : un pan de votre vie, une zone de votre business, un type de ressource…

1. Vous définissez 10 domaines max, numérotés par dizaines (10-19, 20-29, …).
2. Chaque domaine se découpe en 10 catégories max (11, 12, … pour le domaine 10-19).
3. Chaque catégorie accueille ses éléments sous un identifiant unique (11.01, 11.02, …), jusqu’à 99 par catégorie.

Exemple pratique

Par exemple : disons que le domaine 30-39 sera consacré à vos apprentissages, et la catégorie 31 aux langues. Vos dossiers seront donc :

• 31.01 : méthodes de langues
• 31.02 : dictionnaires
• 31.03 : ressources audio
• etc.

Pourquoi ça m’a influencée pour mon propre système

Johnny Decimal a véritablement influencé mon propre système, car lorsque je suis revenue sur Obsidian en 2025 pour tenter de réfléchir à mon organisation, JD est le système que j’ai choisi.

Réfléchir à une nomenclature unique pour tous mes fichiers digitaux m’a aidée à reprendre le contrôle en définissant clairement des zones d’intérêt au sein de mon business et de ma vie privée.

Voici une capture d’écran de mon propre système de classement Johnny Decimal fin 2025, alors que j’étais en pleine création de mon système.

Créer des catégories pour tous les aspects de votre vie vous donne une vision holistique de vos actions, et vous aidera certainement à trouver la forme d’alignement qu’on appelle parfois l’ikigai.

Dans mon cas, le socle de ma pyramide représente des besoins incompressibles (logement, argent, nourriture). Puis on monte progressivement vers le dépassement de soi.

Les détails sont peaufinés au fil des besoins.

Donc, pour chaque fichier, idée, capture, formation que je rencontre, je sais exactement si ça part plutôt vers le socle stabilisateur ou le sommet du dépassement de soi.

Maximaliste, mais pas sans limites

Le JD peut sembler maximaliste, mais maximaliste ne veut pas dire sans limites. Le JD est un système qui :

• limite volontairement le champ d’action ;
• impose un vrai travail de réflexion (mapping) en amont : vie, activités, ressources. Ça peut être écrasant si on ne déblaie pas au préalable.

Points forts et points faibles

Points forts

• Permet de retrouver l’information rapidement
• Donne une identité stable à chaque dossier / fichier
• Système 100 % personnel et personnalisable

Points faibles

• Force à se limiter au sein d’une structure : il faut bien réfléchir AVANT de renommer des dizaines de fichiers
• La charge mentale peut être lourde le temps d’intégrer à quoi correspondent les numéros
• Le classement initial exige une transparence absolue, à la KonMari. C’est donc psychologiquement difficile pour celles et ceux qui ressentent encore de la honte vis-à-vis de leurs possessions ou de leur tendance à accumuler.

→ Le système Johnny Decimal demande donc un engagement intensif durant le tri initial. Cependant, c’est une réflexion qui vaut vraiment le coup.

Le système PARA (inventé par Tiago Forte)

J’ai découvert PARA grâce à Marie Poulin lorsque j’ai rejoint Notion Mastery. À l’époque, c’était le système qu’elle utilisait pour gérer ses espaces de travail sur Notion.

J’avoue que sur Notion, PARA m’a dépassée pour une raison simple : j’avais besoin de « bases » (pour gérer le temps, garder différents types de documents business, structurer la création de contenus). Mon Notion est vite devenu une interface de travail faite de tableaux, de vues, de tableaux de bord. Ces tableaux de bord se sont imposés, et PARA ne suffit pas à lui seul à organiser une interface dynamique.

Sur OneDrive, en revanche, PARA reste pertinent parce qu’on parle de fichiers : on consulte, on efface, on transfère vers les Archives.

L’idée centrale de PARA est simple : 4 dossiers principaux, accessibles au quotidien ou ponctuellement, pour rester organisée sans encombrement.

Les 4 dossiers de PARA

1) Projets

Ce que vous êtes en train de faire en ce moment. Ils regroupent vos actions actives et les objectifs que vous visez.

2) Areas (domaines)

Les domaines de votre vie pro ou perso dont vous êtes responsable (assurance habitation, finances, etc.).

3) Ressources

Tout ce qui soutient vos activités et votre capacité à mener à bien vos projets.

4) Archives

Tout ce qui n’est pas actif pour le moment et que vous pouvez vous sortir de la tête.

Pour savoir ce qui est actif sans culpabiliser, je garde une règle opérationnelle très simple :

• Si vous pouvez nommer un objectif et une date butoir, c’est un projet.
• Si vous pouvez nommer une routine et une vision, c’est un domaine.
• Si vous savez que vous allez vous en servir dans un futur proche, c’est une ressource.
• Sinon : ça part en archives… ou ça disparaît.

Dans mon quotidien, le dossier le plus pollué était celui où je mélangeais areas et ressources : il se transformait vite en dépotoir de fichiers « peut-être » que je n’exploitais pas autant que je le devrais.

Exemple : mon OneDrive

Le geste initial est extrêmement simple. Créez quatre dossiers.

Voici une capture des dossiers principaux de mon propre OneDrive quand il était trié en PARA :

Workflow (logique d’organisation)

En termes de workflow, il vous suffit de :

1. Déterminer vos domaines (areas).
2. Définir des objectifs de maintien ou de croissance.
3. Les atteindre via des projets constitués de tâches.
4. Utiliser les ressources comme soutien.
5. Basculer les documents de référence dans les archives quand ils ne sont plus actifs.

L’étape la plus décisive, pour moi, c’est la définition des domaines : c’est là que tout se joue, et c’est aussi l’étape qui rejoint KonMari et mon propre système.

En fait, tout repose toujours sur la vision d’une vie idéale.

Points forts et points faibles

Points forts

• Minimaliste
• Actionnable (orientée action)
• Peut se diviser en sous-catégories adaptées à la vie de chaque utilisatrice

Points faibles

• Ne convient plus à des espaces Notion trop complexes
• Demande un entretien constant pour déplacer et archiver les fichiers

→ Si vous cherchez à débroussailler rapidement votre organisation personnelle, organisez votre système de stockage principal avec la méthode PARA. C’est une bonne manière de reprendre les choses en main avant de vous attaquer au système de classement que je suis en train de créer.

Si vous voulez approfondir, voici la page officielle de Tiago Forte : en anglais.

Conclusion : choisir votre niveau de structure (et vous y tenir)

Si je devais résumer : commencez par faire de la place puis choisissez un système de classement cohérent avec votre réalité.

KonMari est parfait pour entretenir votre résidence personnelle.

Johnny Decimal est puissant si vous aimez la structure et la nomenclature.

PARA est redoutable si vous voulez revenir à l’essentiel et vous appuyer sur l’action.

L’important n’est pas de trouver la meilleure méthode, mais de visualiser votre vie rêvée et de créer des routines qui vous portent même lorsque votre énergie ou votre concentration sont réduites.

Si l’organisation occupe une telle place dans ma vie, c’est aussi parce qu’elle nourrit mon métier. Mon travail sur les systèmes de classement me permet de concevoir des flux de travail clairs dans mon quotidien de traductrice spécialisée dans les domaines culturels et littéraires : préparer un projet, ranger mes ressources, suivre chaque étape jusqu’à la livraison. Je développe aujourd’hui ces compétences avec le Master in AI and Innovation for Localization de TranslaStars, que je suis en ce moment.